ด้วยสถานการณ์โควิด-19 ที่เริ่มระบาดรุนแรงขึ้น องค์กรและบริษัทออกนโยบาย work from home กันอย่างแพร่หลายภายในเวลาไม่ถึงเดือน เพื่อลดความเสี่ยงในการติดเชื้อไวรัส และดูแลสุขภาพทั้งกายและใจของคนในองค์กร ให้พนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านได้ โดยนำเทคโนโลยีอย่าง virtual มาใช้เพื่อไม่ให้การทำงานสะดุดหยุดลง
อริญญา เถลิงศรี Chief Capability Officer & Managing Director – SEAC ศูนย์พัฒนาและส่งเสริมการเรียนรู้ตลอดชีวิตแห่งภูมิภาคอาเซียน กล่าวว่าก่อนหน้านี้ แม้นโยบายนี้จะมีการกล่าวถึงบ้าง แต่กลับยังไม่มีการนำมาใช้กันอย่างจริงจัง ทำให้ในวันนี้ work from home ถือเป็นเรื่องใหม่สำหรับองค์กรไทย คนไทยส่วนใหญ่ยังไม่คุ้นชินกับการทำงานจากที่บ้าน และครั้งนี้ก็อาจเป็นการทำงานจากที่บ้านครั้งแรกของใครหลายคน ตัวพนักงานออฟฟิศเองก็คงวิตกกังวลไม่ใช่น้อย ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการทำงาน วิธีการสื่อสาร การเปิดรับและใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ
ส่วนในฐานะผู้นำเองที่เปรียบเสมือนหัวเรือใหญ่ขององค์กรก็คงหลีกเลี่ยงความกังวลไม่ได้กับการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานฉับพลันครั้งนี้ ผลสำรวจของ Gartner ระบุว่า 76% ของหัวหน้างานมักกังวลใจฝนเรื่องประสิทธิภาพในการทำงานและการมีส่วนร่วมในทีม เมื่อต้องให้พนักงานทำงานโดยไม่อยู่ในสายตา แต่ในขณะเดียวกัน ผู้นำและหัวหน้าทีมสามารถสนับสนุน ยื่นมือช่วยเหลือความเป็นอยู่ของพนักงานโดยเฉพาะช่วงวิกฤตครั้งนี้ และเป็นส่วนสำคัญที่จะผลักดันให้พนักงานทำงานได้อย่างราบรื่นและได้งานมากที่สุด
เมื่อกล่าวถึงการทำงานระยะไกล หรือ remote working ก็ถือเป็นหนึ่งในการทรานส์ฟอร์มองค์กร องค์กรต้องปรับตัวรับสถานการณ์ฉุกฉินที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว เปลี่ยนแปลงระบบการทำงาน ข้อกำหนด รวมถึงแผนงานต่างๆ ที่ต้องปรับให้เร็วและพร้อมรองรับการทำงานรูปแบบใหม่ภายในช่วงระยะเวลาอันสั้น แต่อย่างไรก็ตาม เชื่อว่ามีองค์กรส่วนน้อยในประเทศไทยที่เตรียมความพร้อมสำหรับ Work From Home เอาไว้แล้ว ดังนั้น ถึงเวลาที่องค์กรต้องทบทวนการปรับโครงสร้างและระบบ เพื่อให้พร้อมปรับใข้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยองค์กรจะปรับเปลี่ยนได้เร็วหรือช้า และได้ผลลัพธ์มากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับการเตรียมความพร้อมให้กับ 3 ปัจจัยต่อไปนี้
1.People.. ฟันเฟืองสำคัญในการจะขับเคลื่อนให้เร็ว ก็คือ “คน” หรือผู้ใช้ ที่ต้องมี Mindset ที่จะเปิดรับการใช้เทคโนโลยี เครื่องมือใหม่ๆ ยอมรับรูปแบบการทำงานที่ต่างจากเดิม อาจต้องเรียนรู้อะไรๆ ใหม่ทั้งหมดอย่างรวดเร็ว สิ่งเหล่านี้ถือเป็นความท้าทายที่คนทำงานต้องพบเจอ ดังนั้น องค์กรจึงจำเป็นต้องเตรียมคนให้พร้อม ติดอาวุธวิธีคิดแห่งการพัฒนาตนเอง และมีทักษะในการใช้เทคโนโลยี หากองค์กรไหนมีคนที่มีวิธีคิดที่ยืดหยุ่น กล้าเปิดรับสิ่งใหม่ๆ และเรียนรู้อย่างต่อเนื่องอยู่เป็นจำนวนมาก ก็จะผลักดันให้องค์กรก้าวไปข้างหน้าได้เร็ว
2.Technology… องค์กรที่มีการเตรียมระบบและเทคโนโลยีอย่าง virtual รวมทั้งเครื่องมือ Collaboration Tools ต่างๆ มารองรับการทำงานระยะไกล ที่พร้อมนำมาใช้สำหรับการวางแผนงาน การประชุมออนไลน์ สกรีนแชริ่ง การติดต่อสื่อสารผ่าน VDO Conference การส่งไฟล์และข้อมูลต่างๆ ไปบน Cloud การเซ็นเอกสารสำหรับคนในองค์กรที่ทำได้ง่ายและสะดวก ก็จะยิ่งทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ผลสำรวจของ Gartner ชี้ว่า 54% ของผู้บริหารฝ่ายบุคคล มองเทคโนโลยี และโครงสร้างพื้นฐานที่ไม่ดี เป็นออุปสรรคสำคัญในการทำงานจากบ้าน จึงเป็นสิ่งที่องค์กรในวันนี้ควรลงทุนและปรับปรุงประสิทธิภาพของเครื่องมือและเทคโนโลยีให้สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานจากที่บ้านมากขึ้น อีกทั้ง เทคโนโลยีและนวัตกรรมเหล่านี้จะยิ่งทวีความสำคัญมากขึ้นเพื่อตอบรับกับกระแส remote working ที่กำลังจะเป็น New Normal หลังผ่านพ้นวิกฤติโควิด-19 ครั้งนี้ไป
3.Process… นอกจากคนและเทคโนโลยีแล้ว กระบวนการทำงานก็เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ตัวผู้นำองค์กรมั่นใจได้ว่าพนักงานสามารถบรรลุเป้าหมายขององค์กรตามที่ตั้งไว้ สร้างกระบวนการรายงานตัว การมอบหมายงาน การติดต่อประสานงานกันระหว่างผู้บริหารและพนักงาน กำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จที่ชัดเจน รวมถึงมารยาทและวินัยในการทำงานจากต่างที่ อาจจะมีการเช็คอินที่ถี่มากขึ้น เน้น output และ outcome มากกว่า process
นอกจากนี้ องค์กรควรมีกระบวนการและเครื่องมือที่สามารถพูดคุยกัน ถามไถ่เรื่องอุปสรรค ความคิดเห็นของตัวพนักงาน สิ่งที่ชอบไม่ชอบคืออะไร เพื่อให้ตัวผู้นำสามารถรับรู้ได้ว่าพนักงานสนุกกับการทำงานหรือไม่ ติดในเรื่องไหน เพื่อให้สามารถเข้าไป support ในเรื่องนั้นได้ จากผลสำรวจของ Buffer Report พบว่า 19% ของ remote worker เกิดภาวะอาการเหงาที่ต้องนั่งทำงานตามลำพัง ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพและแรงใจในการทำงาน ดังนั้น องค์กรจำเป็นต้องเห็นความสำคัญของ human touch ใส่ใจความสุขทางกายและใจของพนักงานมากขึ้นผ่านการสื่อสารอย่างเปิดเผยและสม่ำเสมอ ซึ่งถือเป็นหัวใจสำคัญ เพื่อช่วยให้องค์กรได้ผลลัพธ์และพนักงานก็ Work from home อย่างมีความสุขมากขึ้น
ทั้งนี้ทั้งนั้น องค์กรไหนที่เตรียมปัจจัยข้างต้นให้พร้อมได้เร็ว ไม่ว่าจะเป็นคนในองค์กรที่มีวิธีคิดก้าวหน้า เทคโนโลยีที่มารองรับการทำงาน รวมถึงมีกระบวนการทำงานอย่างเป็นระบบ ก็จะสามารถปรับตัวและก้าวเข้าสู่โหมด work from home อย่างเต็มรูปแบบได้เร็ว อย่างไรก็ตาม หากองค์กรไหนที่ยังไม่มีการเตรียมความพร้อมสำหรับการทำงานที่มีความยืดหยุ่นเช่นนี้ องค์กรควรใช้โอกาสนี้เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับอนาคต ผลสำรวจของ Garner ชี้ว่า ภายในปี ค.ศ. 2030 ความต้องการทำงานแบบ remote working จะเพิ่มขึ้นถึง 30% จากกลุ่ม Gen Z ที่เข้าสู่ตลาดแรงงานอย่างเต็มตัว และ 64% ของคนทำงานในปัจจุบันกล่าวว่าพวกเขาจะสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้
เห็นได้ชัดว่า ความต้องการการทำงานที่มีความยืดหยุ่นมีแนวโน้มจะเพิ่มมากขึ้นและยากจะหลีกเลี่ยง ด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวล้ำขึ้นทุกวัน ระบบอัตโนมัติกำลังจะเข้ามามีบทบาทในการใช้ชีวิตและการทำงานมากขึ้น องค์กรจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องมีบุคลากรที่ไม่เพียงแต่มีทักษะความชำนาญในการใช้เทคโนโลยีเท่านั้น แต่ต้องมีวิธีคิด (Mindset) ที่ถูกต้อง เพื่อเป็นการวางรากฐานที่จะนำไปสู่การพัฒนาองค์กรให้ก้าวไกล
เปิดโลกแห่งการเรียนรู้เพื่อพัฒนาตนเองได้แล้วกับ SEAC พร้อมสัมผัสประสบการณ์การเรียนรู้ตลอดชีวิตกับ YourNextU โมเดลการเรียนรู้แบบ Blended Learning ที่ให้คุณเรียนรู้ในรูปแบบไม่มีลิมิต ตั้งแต่วันนี้ ที่ https://www.yournextu.com
เรื่อง : อนุสรา ทองอุไร