เมื่อการเปลี่ยนแปลงเข้ามาดิสรัปการดำเนินธุรกิจ แผนระยะยาวที่วางไว้ตั้งแต่ต้นปี โมเดลธุรกิจแบบเดิมไม่สามารถใช้ได้แล้ว แต่คำถามที่เกิดขึ้นคือเราจะปรับเปลี่ยนอย่างไรเพื่อให้คนและธุรกิจยังเดินหน้าต่อไปได้ในโลกหลังโควิด-19
อริญญา เถลิงศรี Chief Capability Officer & Managing Director – SEAC ศูนย์พัฒนาและส่งเสริมการเรียนรู้ตลอดชีวิตแห่งภูมิภาคอาเซียน บอกว่าในวันนี้ การวางแผนระยะสั้นที่ปรับเปลี่ยนพลิกแพลงได้รวดเร็ว มุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์และความสำเร็จเล็กๆ ระหว่างการดำเนินงานในการบรรลุเป้าประสงค์ขององค์กรกลับทวีความสำคัญมากยิ่งขึ้น และเหมาะมากสำหรับการทำงานในโลกที่มีความไม่แน่นอนสูงเช่นนี้
วิธีการตั้งเป้าหมายที่ถือเป็นส่วนสำคัญที่สุดในการผลักดันให้ธุรกิจเติบโต เพราะทุกวันนี้ เราไม่สามารถพึ่งพาเป้าหมายระยะยาวและตัวชี้วัด KPIs ได้เหมือนเช่นเดิม เพราะล้าสมัยไปแล้วและไม่เหมาะกับความปกติใหม่นี้ที่ความไม่แน่นอนได้เข้ามากระทบชีวิตเรามากขึ้นเรื่อยๆ ดังนั้น ถึงเวลาที่เราต้องเปลี่ยนวิธีการวัดผลในองค์กรให้เป็น OKR หรือ ‘Objective & Key Results’ เพื่อนำพาบริษัทบรรลุเป้าหมายในช่วงเวลาวิกฤตเช่นนี้ 3 คำถามชวนคิดก่อนสร้าง OKRs ให้กับทีมหรือองค์กร
คำถามที่ 1 – What? เริ่มต้นด้วยคำถามง่ายๆ ว่าเกิดอะไรขึ้นบ้างจากสถานการณ์นี้? วิกฤตการระบาดส่งผลให้พฤติกรรมของลูกค้าของเราเปลี่ยนไปหรือไม่ ในวันนี้ ชีวิตการทำงาน ชีวิตการเป็นอยู่ของลูกค้าเราเป็นอย่างไรบ้าง และสิ่งเหล่านี้ส่งผลต่อการตัดสินใจของลูกค้าและคนในสังคมอย่างไร
คำถามที่ 2 – So what? เมื่อเราเข้าใจภาพสถานการณ์ มุมมองความคิดที่เปลี่ยนไปของลูกค้า รวมถึงพฤติกรรมการใช้ชีวิตที่เปลี่ยนไป ขั้นต่อมาคือการถามถึงสิ่งที่ธุรกิจของเราจำเป็นต้องปรับเปลี่ยน ธุรกิจของเราจำเป็นต้องปรับโครงสร้างใหม่อีกครั้งหรือไม่ แผนธุรกิจหรือ business model ที่วางไว้ตั้งแต่ต้นปีเป็นอย่างไรบ้าง มีจุดไหนที่ต้องเอากลับมานั่งทบทวนดู เพื่อที่จะปรับเปลี่ยนให้เข้ากับพฤติกรรมการใช้ชีวิต การตัดสินใจ และการจับจ่ายใช้สอยของลูกค้าที่ต่างออกไปจากเดิม
คำถามที่ 3 – Now what? คำถามสุดท้ายจะโยงถึงกระบวนการ Next step ของเรา เราจะทำอย่างไรเพื่อที่จะ refocus เป้าหมายเพื่อตอบรับกับความต้องการของลูกค้ากลุ่มใหม่ อะไรที่เราทำได้ทันทีเพื่อจะไปให้ถึงเป้าหมายนั้นๆ
ด้วย 3 คำถามข้างต้นจะช่วยนำพาความคิดเราให้เข้าใจสถานการณ์ เข้าใจลูกค้าได้มากขึ้น นอกจากนี้ ทำให้เรารู้ทิศทางที่เราจะก้าวเดินต่อไปได้เร็วขึ้นด้วย เพราะในโลกการทำงานทุกวันนี้ว่าด้วยเรื่องของ “ปลาเร็วกินปลาช้า” ที่ธุรกิจต้องวิ่งไปให้เร็ว ให้ไว เราจะมารอทำแผนให้สมบูรณ์ร้อยเปอร์เซ็นต์ก่อนแล้วค่อยเริ่มก้าวเดินเหมือนในอดีตไม่ได้แล้ว อย่างการวางแผนระยะยาวกันในเรื่องงบลงทุน กำลังคน กรอบเวลา รอสั่งการจากข้างบนลงมาข้างล่าง กว่าจะเริ่มดำเนินตามแผน โจทย์ธุรกิจก็เปลี่ยนไปอีกแล้ว ดังนั้น ธุรกิจในวันนี้ต้องมีความ Agile และ Resilience คือทำงานให้เร็ว ไม่ต้องรอให้แผนเพอร์เฟกต์ แต่อาศัยการทดสอบ และประเมินว่าเวิร์คหรือไม่ หากไม่ก็ปรับปรุงพัฒนาให้ดีขึ้นเรื่อยๆ เมื่อล้มแล้วก็ต้องลุกได้เร็ว ซึ่งตัววัดผลที่เหมาะสมสำหรับองค์กรที่ต้องปรับเปลี่ยนเร็วในยุคนี้นั่นก็คือ OKRs ที่วัดผลได้จริง เรียนรู้จาก 3 ขั้นตอนในการเริ่มต้นสร้าง OKRs อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้
1.กำหนดเป้าหมายปลายทางที่ต้องการทำให้สำเร็จให้ชัดเจน โดยลดเป้าหมายลงมา จาก ‘O’ โอใหญ่มาเป็น ‘o’ โอที่เล็กลง ที่ระยะเวลาในการบรรลุเป้าหมายไม่เกิน 90 วัน เพราะสถานการณ์ตอนนี้ไม่มีใครรู้ว่าพรุ่งนี้หน้าตาธุรกิจจะเปลี่ยนเป็นอย่างไร ในโลกที่หมุนไวเช่นนี้ โจทย์ธุรกิจอาจเปลี่ยนไป องค์กรจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องมีการทบทวนเป้าหมายทุกๆ สามเดือน
2.กำหนดสิ่งที่จะต้องทำระหว่างการดำเนินงาน ทุกคนในบริษัทต้องเห็นและเข้าใจว่าบริษัทนั้นอยู่ตรงไหน ควรมีการตรวจเช็คเป้าหมายทุกเดือน เช็คการดำเนินงานรายอาทิตย์ รวมถึงการประชุมสั้นๆ 15 นาทีในทุกวัน เพื่ออัพเดตงานที่แต่ละคนจะต้องทำ หรือสิ่งที่ทำไปแล้วได้ประสิทธิภาพหรือไม่ เพื่อให้รับรู้ผลลัพธ์ของการดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว มองเห็นปัญหาและปรับเปลี่ยนได้ทันการ
3.กำหนดบุคคลเป็น Cross-functional team ย่อยๆ รวมกันไม่เกิน 5 คน และตั้งเป็นทีม Slam หรือ ทีม Scrum ขึ้นมา และออกไปดำเนินการโปรเจคเฉพาะ ทีมย่อยจะปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปได้ยืดหยุ่นกว่า โดยพิจารณาว่ามีโอกาสอะไรบ้างและมีปัญหาอะไรที่ต้องการการแก้ไข แล้วจึงพิจารณาบุคคลที่เหมาะสมลงไปทำโปรเจคนั้นๆ
การทำ OKRs โดยมีเป้าหมายและวิธีการดำเนินการที่ชัดเจนและโปร่งใสนั้นทำให้บริษัทนั้นสามารถวัดผลองค์กรให้ได้ผลตามที่คาดหวัง ช่วยให้องค์กรปรับเปลี่ยนได้อย่างเท่าทันในสภาวะแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว โดย Key results จะเปลี่ยนจากการดำเนินการทำงานให้สำเร็จ มาเป็นการทดลองสิ่งใหม่ๆ และปรับเปลี่ยนอยู่เรื่อยๆ จนเข้าที่เข้าทาง OKRS จึงเป็นตัวชี้นำเส้นทางการทำงาน การปรับเปลี่ยนให้สำเร็จ เป็นอีกตัวช่วยผลักดันบริษัทให้ก้าวไปสู่ความสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เรื่อง : อนุสรา ทองอุไร